5 formas en que el software de gestión de flotas reduce el tiempo de administración

Administrar una flota exitosa puede ser un trabajo gratificante, pero no está exento de desafíos. Uno de los principales problemas es el tiempo que se le dedica a completar las tareas administrativas, ya que muchas operaciones aún se ejecutan y registran en papel y luchan con la accesibilidad y la precisión de los datos.
La buena noticia es que existe tecnología que puede ayudar en estos procesos. Al implementar el software de gestión de flotas adecuado, puede reemplazar los procesos basados en papel con estructuras digitales que hacen que la información esté disponible al instante, en una sola ubicación. Los beneficios a largo plazo de la digitalización son significativos, un informe reciente de SAP destacó que el 70 % de los líderes han visto un cambio significativo en la satisfacción del cliente y el 80 % de los líderes cree que la rentabilidad ha aumentado gracias al cambio digital.
 

Aquí describimos las 5 formas principales en que se puede usar un software de gestión de flotas para reducir el tiempo que dedica a los procesos administrativos y cómo orientar más tiempo a hacer progresar su negocio.
 

1 Eliminar error humano
Los errores de ingreso de datos realmente pueden dificultar la toma de decisiones comerciales y la productividad. Se pueden desperdiciar horas al día buscando información faltante y corrigiendo decisiones que se tomaron en base a datos inexactos.
 

El software de gestión de flotas puede digitalizar procesos que permiten a las empresas simplificar la captura de datos, garantizar que se recopilen los datos correctos y reducir el riesgo de tomar decisiones con información inexacta.
 

2 Control de la información
Una de las mayores pérdidas de productividad es la necesidad constante de buscar la información correcta. Parece que los datos que necesita nunca están donde deberían estar. Si administra todo su negocio a través de una hoja de cálculo o tiene documentos guardados en varias ubicaciones, puede perder horas todos los días buscando la información que necesita, especialmente si varias partes interesadas son responsables de diferentes conjuntos de datos.
 

El software de administración de flotas ayuda a garantizar que los datos que necesita estén donde los necesita, cuando los necesita, lo que ayuda a los gerentes a tomar decisiones comerciales más informadas. Desde finanzas y liderazgo ejecutivo hasta mantenimiento y cumplimiento, varios equipos pueden acceder a la misma información, lo que ayuda a garantizar la coherencia y la sinergia entre los equipos.
 

3 Eliminar el estrés multiplataforma
Los diferentes sistemas suelen ser un problema importante, ya que los usuarios tienen que iniciar sesión en múltiples plataformas para completar actividades o acceder a la información que necesitan. La conectividad de la plataforma debería ser el objetivo, pero con demasiada frecuencia las empresas ejecutan un software diferente para la planificación de rutas, la gestión de trabajos, el mantenimiento y la seguridad del conductor.
Una buena solución de gestión de flotas debe reunir los procesos en una sola aplicación y tener la capacidad de integrarse con otro software comercial para que la información sea accesible en todas las plataformas. Tener toda la información de su empresa en un solo lugar eliminará los silos de datos y ahorrará horas todos los días, liberando de estrés laboral a sus colaboradores.
 

4 Simplifique el análisis
Todo administrador de flotas sabe que tener la información correcta en el momento correcto es fundamental. Pero con demasiada frecuencia, los usuarios se sienten abrumados con los datos y no tienen el tiempo o las habilidades para ejecutar análisis.
Con la tecnología adecuada, los datos se pueden transformar en información empresarial y ser accesibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin necesidad de análisis de datos. Capacitar a los gerentes con datos fáciles de digerir no solo mejora su compromiso, sino que, lo que es más importante, les permite responder preguntas críticas rápidamente, tomar decisiones comerciales seguras e identificar riesgos en tiempo real.
 

5 Gestión de Documentos
Las operaciones de flota cuentan con una gran cantidad de documentos que van desde manuales del operador, documentos legales, instrucciones de entrega y políticas de salud y seguridad. Almacenar y compartir los documentos correctos puede llevar mucho tiempo, pero esto es algo en lo que la tecnología puede ayudar.
Tener un depósito central de documentos al que los conductores, gerentes, ejecutivos y otras partes puedan acceder en tiempo real realmente simplifica la gestión de los mismos. Con todo su equipo teniendo acceso a la última versión de los documentos que necesitan; puede eliminar el tiempo que dedica a rastrear y enviar documentos.
 

La digitalización está ocurriendo y al adoptar las capacidades del último software de gestión de flotas, puede generar ahorro de tiempo que permitirá que su empresa alcance su máximo potencial. Eche un vistazo a algunas de las herramientas que ofrecemos y vea si pueden ser parte de su futuro digital.